Dự án ERP: Lập báo cáo tiền khả thi

Lập báo cáo tiền khả thi – vấn đề tưởng đơn giản nhưng là nỗi băn khoăn của khá nhiều người vì dự án ERP không dễ định lượng, định tính. Qua bài viết này, hy vọng độc giả sẽ định hình được các vấn đề cần chú ý của một báo cáo tiền khả thi.

Khi nào nên có báo cáo tiền khả thi

Nếu tiếp cận dưới góc độ là một khoản đầu tư thì việc chủ đầu tư yêu cầu lập báo cáo tiền khả thi để cân nhắc hiệu quả cũng như những khó khăn có thể gặp phải khi triển khai dự án ERP là cần thiết và đúng đắn.

Có hai trường hợp mà chủ đầu tư cần lập báo cáo tiền khả thi. Một là do yêu cầu về pháp lý: các tổ chức chính phủ, các doanh nghiệp nhà nước khi muốn triển khai một dự án CNTT có giá trị lớn buộc phải qua bước này như là một trình tự không thể thiếu của đầu tư xây dựng cơ bản. Hai là, do đơn vị có cơ cấu tổ chức quá phức tạp, quá nhiều nghiệp vụ đặc thù, nhiều hệ thống con cần thay thế giao diện – tích hợp, đòi hỏi phải có sự lượng định rõ ràng về giải pháp, đường hướng triển khai.

Trong cả hai trường hợp, trình tự của dự án thường là: (1) Lập báo cáo tiền khả thi; (2) Thẩm định báo cáo; (3) Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; (4) Tổ chức đấu thầu chọn nhà triển khai giải pháp. Nếu việc lập báo cáo được thuê ngoài thì sẽ có một bộ phận chức năng của chủ đầu tư đóng vai trò là người thẩm định. Những dự án đặc biệt phức tạp, việc lập báo cáo lẫn thẩm định có thể thuê hai đơn vị tư vấn khác nhau đảm nhiệm. Ở Việt Nam, một số đơn vị do chưa đánh giá đúng tầm quan trọng của việc lập báo cáo tiền khả thi nên lãnh đạo thường giao việc này cho bộ phận CNTT hay tài chính – kế toán thực hiện. Nếu việc khảo sát sơ sài, thiếu thông tin thì kết quả báo cáo chỉ là tờ trình ngắn gọn, không đảm bảo tính toàn diện, khách quan và nghiêm túc, ảnh hưởng đến hiệu quả thực thi dự án sau này.

Nội dung cơ bản

Một báo cáo tiền khả thi đầy đủ thường phải trả lời những câu hỏi sau: Mục đích hướng tới của dự án là gì? Hệ thống hiện tại có những bất cập nào? Các yêu cầu cụ thể của nghiệp vụ ra sao? Đâu là những tham số chính (mô hình, quy mô, thời gian và kế hoạch triển khai) của giải pháp? Số tiền đầu tư dự kiến là bao nhiêu?…

Từ kinh nghiệm thực tế, tôi xin khái quát các nội dung cơ bản của báo cáo tiền khả thi để độc giả tham khảo:

• Phân tích các mục tiêu lớn, tính cấp thiết của dự án. Mục tiêu – tính cấp thiết của một dự án ERP nói riêng và CNTT nói chung thường dựa trên những mục tiêu chung, những kế hoạch, đề án lớn của tổ chức, những đòi hỏi từ thực tế nghiệp vụ có liên quan tới sự phát triển, ổn định, thậm chí là sự tồn tại của tổ chức.

• Cơ sở phương pháp luận và cách thức triển khai lập báo cáo. Đây là căn cứ để xác định xem báo cáo có được xây dựng một cách thực sự khách quan, khoa học hay không.

• Phân tích các bối cảnh chung của dự án: mô hình tổ chức của đơn vị, hiện trạng triển khai và ứng dụng CNTT trong tác nghiệp và quản lý, các dự án lớn đang được triển khai có thể ảnh hưởng trực tiếp/gián tiếp tới dự án ERP đang đề cập.

• Liệt kê, hệ thống hóa và phân tích các nghiệp vụ có thể sẽ được tác nghiệp trên hệ thống ERP tương lai. Cần chú ý rằng đây là các nghiệp vụ hiện có và không hẳn sẽ được giải quyết hoàn toàn trên ERP vì phải tính đến đặc thù nghiệp vụ cũng như các ràng buộc về nguồn lực (chi phí, thời gian triển khai)…

• Lựa chọn giải pháp. Người lập báo cáo phải chứng minh được đề xuất của mình thông qua việc so sánh những ưu – nhược điểm và độ phù hợp với các yêu cầu nghiệp vụ nêu trên của các giải pháp có trên thị trường, từ đó khuyến nghị một hoặc hai sự lựa chọn tối ưu nhất.

• Xác định các tham số cơ bản của hệ thống: phạm vị địa lý của dự án; phạm vi nghiệp vụ (các mô đun) và chi tiết từng nghiệp vụ; quy mô về người sử dụng và khối lượng giao dịch; kiến trúc hệ thống (kết nối, truyền thông…); các yêu cầu về phần cứng và hạ tầng đi kèm…

• Các ràng buộc về nguồn lực. Đầu tiên là phân chia giai đoạn và kế hoạch triển khai cho các giai đoạn đầu tiên. ERP luôn là một dự án lớn, việc triển khai thường được phân thành nhiều giai đoạn với phạm vi địa lý/nghiệp vụ khác nhau. Trong trường hợp bản thân từng giai đoạn tương đối dài và có quy mô tương đối lớn, có thể tại thời điểm lập báo cáo chỉ lượng định được tương đối chi tiết cho một hoặc một số giai đoạn đầu tiên. Thứ hai là dự toán tổng mức đầu tư, cũng như đã phân tích ở trên, phần này có thể bao gồm dự toán cho giai đoạn đầu và khai toán cho các giai đoạn tiếp theo.

• Đánh giá kết quả của dự án. Nhìn chung, việc đưa ra các tiêu chí đánh giá về hiệu quả đầu tư của một dự án CNTT là rất phức tạp và phụ thuộc nhiều vào chủ quan, dự án ERP cũng không ngoại lệ. Tuy nhiên, người lập báo cáo vẫn cần đưa ra một số tiêu chí (có thể là định tính) để lượng định về mức độ thành công của dự án sau này.

Những vấn đề cần cân nhắc

Điều đầu tiên phải cân nhắc khi quyết định lập báo cáo tiền khả thi là thời gian có thể kéo dài hơn dự kiến. Thông thường, quá trình lựa chọn tư vấn, lập báo cáo, thẩm định, trình duyệt, tổ chức đấu thầu thường kéo dài 6 tháng đến 1 năm. Chất lượng của báo cáo tiền khả thi cũng như chất lượng của dự án phụ thuộc rất nhiều vào trình độ, kinh nghiệm và sự nhiệt tình của nhà tư vấn.

Riêng đối với các đơn vị buộc phải lập báo cáo tiền khả thi do yêu cầu về pháp lý, có thể sẽ vấp phải những bất cập trong các quy định pháp luật hiện hành. Rõ ràng nhất là việc dự án CNTT phải tuân theo các trình tự, thủ tục, biểu mẫu và các định mức của xây dựng cơ bản (XDCB). Các từ ngữ của ngành XDCB như “xây lắp”, “thi công” được gắn một cách khiên cưỡng với các hạng mục khác nhau của dự án phần mềm. Không khó để nhận thấy độ vênh đáng kể giữa hai loại dự án. Trong khi với dự án XDCB, phần giá trị nằm ở các hạng mục mang tính vật chất (thiết bị, vật tư, khối lượng thi công…) thì hầu hết giá trị của một dự án CNTT (trong đó có ERP) lại kết tinh chủ yếu trong một sản phẩm phi vật chất là phần mềm. Bởi thế, định mức cho các hạng mục của dự án XDCB và dự án CNTT là rất khác nhau. Đơn cử như chi phí cho phần tư vấn lập báo cáo tiền khả thi, vốn chiếm vị trí rất quan trọng trong dự án CNTT, lại chỉ được xét 0,16% tổng mức đầu tư, nếu dùng định mức của XDCB.

Về khuyến nghị lựa chọn giải pháp, nhiều người cho rằng, báo cáo tiền khả thi chỉ nên đưa ra những yêu cầu cho hệ thống chứ không chỉ ra một sản phẩm cụ thể, vì có thể vi phạm các quy định về đấu thầu. Tuy nhiên, các tiêu chí đánh giá chất lượng phần mềm tương đối trừu tượng và mang nặng định tính, sẽ rất khó so sánh hai giải pháp khác nhau nếu chỉ căn cứ vào hồ sơ dự thầu. Thực tế, đơn vị lập báo cáo khả thi sẽ là người có kiến thức, kinh nghiệm thực tế để đánh giá chất lượng giải pháp, hơn là những thành viên của tổ chuyên gia đấu thầu sau này.

Vũ Minh Quang – Chuyên gia tư vấn ERP FPT

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s